分步向导 · 多人协作
多人改同一份中文稿，先把文件放进云文档，再发起共享，而不是用邮件反复传附件。WPS中文版在电脑端给出共享、修订和权限入口；WPS下载电脑端之后，同事登录各自账号，按你设定的权限进入同一份文件。需要稳定改目录和版式时，做一次 WPS Office下载，用安装版核对。本页按步骤说明发起协作、同账号同步、安装版与网页的差别、修订记录和链接分享，文末转到下载页。
主改结构的人建议先装电脑端。只想了解如何分享的人，可先读步骤1，再决定是否前往安装版下载页。
文件必须已在云文档中。再选择可编辑、可评论或仅查看，把邀请或链接发给同事。
每人使用自己的账号。你自己的多台设备登录同一账号同步；同事通过共享进入，不借用你的密码。
打开修订记录对照改动。短期外发设置过期或事后关闭链接。定稿用安装版核对版式。
你自己在办公室和家里两台设备继续写，应当登录同一个账号。完成 WPS下载 并装好电脑端后，打开客户端，输入与另一台设备相同的账号，云文档列表才会出现正在协作的那一份文件。换了一个新注册的账号，列表是空的，不是共享失败，是人没对上。同步检查三件事：账号相同、文件在云文档、保存后状态显示完成。
同事不应当登录你的账号来“方便同步”。多人协作的正确做法是：你发起共享，对方用对方自己的账号打开。把密码发给同事，修订记录分不清是谁改的，账号安全也失控。同一账号多台设备，只适用于你自己的办公室电脑、家里电脑和手机。设备可以多，账号主人只能是你。
手机改完电脑看不到，先看是不是自己的两台设备登录了不同账号，再看手机是否把修改保存在仅本机。协作场景里还有第三种情况：同事改的是你邮件发出的旧附件，而不是共享链接里的云文档。发起人在共享后应再发一次链接，并写明“请不要改附件，请改云文档”。WPS下载只解决客户端在不在，登录和权限才解决人能不能进同一份文件。
网页协作适合临时机器、短句修改和迅速打开共享链接。WPS Office下载安装版更适合主改结构、处理目录、长表格、演示母版和打印预览。两者可以配合：有人在网页留评论，主笔在安装版里改正文。把网页写成已经完成全部文档办公，会在页眉、目录域和打印机上反复返工。
是否更稳，取决于你要验收什么。只验收“同事能打开并留下一句话”，网页通常够用。要验收“印发前目录不错、页码连续、表格打印区域还在”，应在安装版里打开同一份云文档再看一遍。WPS Office下载之后，并不是把文件从云端搬回只能单机使用，而是用更完整的客户端去改同一份云文档。登录的仍是同一账号，共享关系不变。
学校机房或会议室电脑如果不能安装，可以先用网页进入协作，回到自己已安装的电脑再定稿。不要用“我在网页里看见了”代替“我在安装版里核对过版式”。需要安装版的人，文末转到下载页完成 WPS Office下载。本页不把网页入口画成第二套安装包。
多人同时编辑时，先看谁在线、谁刚保存，再决定自己是改正文还是只批注。修订记录和版本历史用来回答“这段是什么时候被改掉的”，不是用来指责。打开云文档后，从审阅或文档信息进入修订痕迹、版本历史。对照时间轴，把需要的句子合并回当前稿。发现两版内容并存，不要立刻覆盖。
同时在线改同一段，容易打成碎片句。约定同一时段只由一个人改导语或只由一个人改预算表，冲突会少很多。修订记录能回退，但不能替你判断哪一句是最终口径。对外发出前，主笔在安装版里关闭不需要的痕迹，导出冻结副本，并注明日期。发出之后如果又在云文档里改了词，已经发出的文件不会自动更新，需要重新导出并通知接收人。
打开修订却看不见同事的改动，先确认双方打开的是同一份云文档，而不是各自磁盘上的同名文件。再确认同事的权限是可编辑而不是仅查看。仅查看的人留下的意见在评论里，不会出现在正文修订中。把评论和修订当成同一种记录，会漏掉一半意见。
权限决定同事能做什么。可编辑能改正文；可评论能留意见；仅查看只能读。链接分享把这三种能力变成一条可转发的地址。转发范围一旦扩大，权限也跟着扩大。短期收集意见，应设置有效期或在结束后关闭链接；长期内部协作，优先指定人员邀请。找不到过期选项时，用指定人员代替公开链接，并在项目结束后取消共享。
链接不要发到与文件无关的群。中文文件名常常含有项目或单位简称，公开群里的人即使不改内容，也能看见不该看见的标题。需要对外时，可另存一份去掉内部批注的副本再分享，并单独设权限。密码或有效期能降低误传，但不能代替“这份文件该不该被这个群看见”。
同一账号多台设备登录，方便你自己继续写，不方便用来代替共享。同事要进文档，走权限；你要回家接着改，走自己的账号同步。两件事混在一起，修订记录会失去责任人。发现陌生登录或链接被意外转发，修改密码，关闭旧链接，重新按人员邀请。
主改结构、核对修订和导出前，使用电脑端安装版。
下载 Windows 版macOS 设备走对应官方入口，登录后打开同一份云文档。
下载 macOS 版适合查阅和评论。正式改版式回到电脑端。
下载 iOS 版适合移动端补句。保存到云文档后电脑才能看见。
下载 Android 版问答围绕同一份云文档如何分享、如何看修订、安装版是否更稳，以及权限和账号安全。
在电脑端打开已保存到云文档的文件，使用共享或链接分享，选择同事可编辑、可评论或仅查看，再发送邀请或复制链接。不要把未上传的本地附件误当成已共享。分享前确认文件已在云文档中，同事用同一份链接打开的才是你正在改的那一版。
在 WPS中文版 电脑端打开该云文档，从审阅或文档信息中进入修订记录、版本历史或修订痕迹。网页里也能看部分历史，完整对照和恢复建议在安装版中进行。打开前先确认你看的是云文档本身，而不是桌面上的同名本地副本。
对目录、样式、长表格和打印预览，WPS下载安装版通常比纯网页协作更稳。网页适合临时打开和短句修改。多人长时间改同一份中文稿，建议主改的人使用电脑端安装版，其他人至少在定稿前用安装版核对一遍版式。
能。分享时把权限设为可评论或仅查看，同事就只能留意见而不能改正文。需要对方改指定章节时，再单独提升为可编辑。权限应在发出链接前设好，并发消息说明谁可以改结构、谁只批注。
在链接分享设置里查看是否提供有效期、密码或可关闭链接的开关。需要短期外发时，设定过期或在收集意见结束后关闭链接。没有找到有效期选项时，用指定人员邀请代替公开链接，并在协作结束后取消共享。
同一账号在自己的办公室电脑、家里电脑和手机登录，是跨设备同步的常规做法。不要把账号密码发给同事代替共享。同事应通过文档权限进入，而不是登录你的账号。发现陌生设备登录时，修改密码并检查近期分享链接。
读完协作步骤后，请到安装版下载页获取电脑端，装好并登录后再发起共享。主改结构的人应使用安装版核对修订和版式。